Styremøte i AS – innkalling, saksliste og styreprotokoll (mal)

Hva er styrets oppgaver?

Styret har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Det innebærer blant annet å sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, fastsette planer og budsjetter, holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, og føre tilsyn med daglig leder og virksomheten for øvrig. Styret behandler også saker som etter loven eller vedtektene krever styrebehandling – som årsregnskap, større investeringer og saker som skal legges frem for generalforsamlingen.

Innkalling til styremøte

Styremøter har ingen fast lovbestemt innkallingsfrist. Aksjeloven § 6-22 stiller i stedet et mer fleksibelt krav: styrebehandlingen skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.

I praksis betyr det at styremedlemmene skal få tilstrekkelig tid til å sette seg inn i sakene som skal behandles – men uten en fast, tallfestet frist som for generalforsamlingen.

Saksliste og agenda for styremøte – mal og eksempel

Saklisten, også kalt agenda eller dagsorden, viser hvilke saker styret skal behandle og i hvilken rekkefølge. Den følger normalt med innkallingen, slik at styremedlemmene kan forberede seg, og den danner grunnlaget for protokollen: hver sak på sakslisten får sin egen post i protokollen.

Eksempel på saksliste

1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
2. Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
3. Gjennomgang av selskapets økonomiske stilling
4. Budsjett og prognoser
5. Saker til beslutning, for eksempel ansettelse, signatur og prokura, eller fullmakter
6. Eventuelt

Formuler saker som skal avgjøres så konkret at styret kan ta stilling til dem. «Fullmakt til å inngå leieavtale» er lettere å vedta, og lettere å protokollføre, enn «Lokaler». Saker som bare gjennomgås kan stå med en kort overskrift.

I Protokollgenerator velger du blant vanlige styresaker, og protokollen får ferdig formulert tekst for hver sak. Skal saken videre til aksjeeierne? Se saksliste for generalforsamling. Lag styreprotokoll med saksliste →

Hvordan kan styret behandle saker?

Etter aksjeloven § 6-19 skal styret som hovedregel behandle saker i møte. Styrets leder kan likevel bestemme at en sak i stedet forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Et styremedlem eller daglig leder kan alltid kreve at en sak behandles i møte.

Når er styret vedtaksført?

Et styre kan ikke fatte gyldige beslutninger bare fordi ett eller to medlemmer har møtt opp. Aksjeloven § 6-24 krever at mer enn halvdelen av styrets medlemmer deltar i styrebehandlingen, med mindre vedtektene stiller strengere krav.

Kontroller alltid at styret faktisk er vedtaksført før protokollen ferdigstilles – ikke bare at det ble avholdt et møte.

Habilitet

Aksjeloven § 6-27 slår fast at et styremedlem eller daglig leder ikke skal delta i behandlingen av en sak hvor vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse.

Hva styreprotokollen må inneholde

En styreprotokoll (styremøteprotokoll) dokumenterer det styret behandlet og besluttet. Med Protokollgenerator får du en ferdig, signeringsklar protokoll på få minutter. Etter aksjeloven § 6-29 skal styreprotokollen minst angi:

• Tidspunktet for behandlingen
• Stedet for behandlingen
• Deltakerne
• Behandlingsmåten – fysisk møte, digitalt møte, skriftlig eller annen betryggende behandling
• Styrets beslutninger
• At kravene til styrets vedtaksførhet og saksbehandling er oppfylt

Er en beslutning ikke enstemmig, skal det fremgå hvem som stemte for og hvem som stemte imot. Et styremedlem eller daglig leder som er uenig i en beslutning, kan kreve å få sin oppfatning tatt inn i protokollen.

Mal og eksempel på styreprotokoll

Her er et eksempel på en ferdig styreprotokoll. Du kan bruke den som mal for hva protokollen bør inneholde, eller la Protokollgenerator lage en tilpasset protokoll for ditt selskap. Selskapet og personene er fiktive, og eksempelet har bare noen få saker. En ferdig protokoll kan ha langt flere.

Teksten under hver sak formuleres av verktøyet ut fra det du krysser av for, og du kan justere den før du laster ned. Lag din egen styreprotokoll →

Signering og oppbevaring

Hovedregelen er at alle som har deltatt i styrebehandlingen skal signere protokollen. Har styret minst fem medlemmer, og beslutningen er truffet i møte, kan styret i stedet velge to til å signere. Da skal en kopi av protokollen sendes til samtlige styremedlemmer med frist for merknader, og merknadene kan kreves tatt inn i protokollen (aksjeloven § 6-29 tredje ledd). Dette er en viktig forskjell fra generalforsamlingsprotokollen, som normalt signeres av møteleder og én annen valgt deltaker uavhengig av styrets størrelse.

Styreprotokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid, jf. aksjeloven § 6-29 fjerde ledd.